Berichten getagd met: projectinitiatie

30 manieren om je IT-project te kelderen (artikel op ZDNet)

Op ZDNet las ik dit informatieve artikel dat in ’t kort 30 manieren beschrijft die er voor te zorgen dat je softwareontwikkelingsproject gaat mislukken. Een groot deel er van is naar mijn mening ook van toepassing op andersoortige projecten.

Het moge duidelijke zijn dat je deze ironisch geformuleerde tips dus juist NIET moet teoepassen als je naar een succesvol project streeft (en welke projectmanager doet dat nu niet ;-).

Wat te denken bijvoorbeeld van de tip om (belangrijke) beslissingen in de gang, in de lift of in de herentoiletten te bespreken en nooit op papier te zetten. Of om geen stuurgroep te vormen, omdat dat alleen tijdverlies met zich meebrengt………… Soms wellicht wat open deuren, maar helaas komt het toch nog voor dat zo gewerkt wortd.

Het artikel is geschreven door Christiane Vandepitte (Christiane.Vandepitte at skynet.be), zelfstandig consulent.

Advertenties
Categorieën: Uncategorized | Tags: , | Een reactie plaatsen

Projectmanagementkennis onder handbereik met online en mobiele “Mind Tools”

Mindtools1

De site Mind Tools is een interessante informatiebron met praktische kennis over allerhande onderwerpen bruikbaar bij je werk (maar ook privé). Zoals ze het zelf zeggen “Essential Skills for an Excellent Career”. Je vindt er o.a. informatie over leiderschap en teammanagement, problemen oplossen en besluitvorming, stress- en tijdmanagement, maar ook over projectmanagement.

Gratis praktische kennis

Een groot deel van het aanbod is gratis, maar voor ruim de helft van hetgeen Mind Tools biedt moet betaald worden. Het lidmaatschap van de Mind Tools Club biedt je 700+ artikelen en video ‘s over vaardigheden, 60+ trainingspakketten, 80+_ expert reviews , forums, persoonlijke hulp en coaching. Dat kost voor de eerste maand slechts $ 1, daarna $ 19 of $ 29 (dus ongeveer € 16 resp. € 24).
Als je je inschrijft voor de nieuwsbrief krijg je wekelijks een e-mail met (links naar) deels gratis artikelen die prettig geschreven zijn en nuttige en praktische informatie bieden in een compacte vorm.

Hieronder zie je wat de categorie Projectmanagement resp. de subcategorie Project Management Framework te bieden heeft. De grijze onderwerpen zijn alleen toegankelijk voor leden.

Mindtools3

Zoals gezegd zijn de artikelen (en video ‘s), to-the-point, bondig en praktisch en zeker voor de wat minder gevorderde projectmanager zeer informatief en leerzaam.

Mindtools4

Mind Tools apps
Ruim 100 van de tools uit alle categorieën zijn ook opgenomen in apps voor de iPhone, iPad en Android. Ook de informatie in deze mobiele apps is compact, informatief en prettig leesbaar.
Erg handig is ook de samenvatting over het onderwerp aan het eind van elk artikel.

Mindtools6

De apps zijn hier te downloaden.

 

Categorieën: Uncategorized | Tags: , , , , | Een reactie plaatsen

Goed opdrachtgeverschap essentieel voor projectsucces

Het succes van een project werd lange tijd vooral afhankelijk gesteld van de projectmanager. In eerste instantie werd het daarbij belangrijk gevonden dat de projectmanager over de nodige “hard skills” beschikte: kennis van methoden en technieken om te kunnen begroten, plannen, bewaken, rapporteren, etc. Daarna ontstond het besef dat ook “soft skills” onontbeerlijk zijn voor een succesvol project: het eigen gedrag van de projectmanager en het vermogen van de projectmanager om effectief kunnen omgaan met de mensen die bij een project betrokken zijn, hun belangen, wensen, emoties en zorgen. De laatste jaren wordt veel aandacht besteed aan het belang van goed opdrachtgeverschap.

Contract
Zonder opdrachtgever geen project
Binnen de context van een project is de projectmanager opdrachtnemer. Hij neemt de verantwoordelijkheid op zich een eenmalig complex van activiteiten te organiseren en besturen dat binnen een bepaalde tijdsperiode en met een vastgestelde hoeveelheid geld een vooraf (in ieder geval op hoofdlijnen) gedefinieerd resultaat zal opleveren dat een gewenst doel zal realiseren. 
Deze definitie verondersteld dat er dus ook een opdrachtgever is: iemand die bepaald wat het gewenste doel resp. resultaat zal zijn, op welk moment dit resultaat beschikbaar zal moeten zijn en die de financiële middelen voor de uitvoering van het project beschikbaar stelt. De opdrachtgever maakt keuzes en neemt besluiten, de projectmanager levert hiervoor input en advies.

Gouden regels voor goed opdrachtgeverschap
Het alleen aanwijzen van een opdrachtgever is echter niet voldoende. Voor een goede invulling van opdrachtgeverschap kunnen de volgende op basis van best practices opgestelde regels toegepast worden.

1. Zorg dat duidelijk is waarom dit project uitgevoerd moet worden.
Waarom
Maak bij aanvang van het project een heldere business case en toets gedurende het project (waarbij wijzigingen onvermijdelijk zijn)regelmatig of het project resultaat nog aansluit bij deze business case. Actualiseer zo nodig de business case om (onaangename) verrassingen aan het eind van het project te voorkomen.

2. Maak expliciet wat het project concreet gaat opleveren.
33959312_bce24ecfa0
Maak een productgerichte planning op en baseer de periodieke voortgangsrapportage op deze planning.
 
3. De opdrachtgever zal het project besturen samen met een stuurgroep.
Bemanning
Kies de juiste stuurgroepleden: zij zijn verantwoordelijkheid voor levering van mensen en/of middelen voor het project resp. het gebruik van het projectresultaat. 
4. Een goede relatie tussen opdrachtgever en projectmanager is van groot belang.
Samenwerking
De opdrachtgever dient kritisch te zijn bij de keuze van een projectmanagement en anderzijds dient de projectmanager kritisch te zijn richting opdrachtgever en stuurgroep.
5. Scopewijzigingen moeten expliciet goedgekeurd worden door de de stuurgroep.
Scopecreep
Er mag geen twijfel over bestaan dat de stuurgroep onder leiding van de opdrachtgever de richting van het project bepaalt.

Met dank aan Ben de Boer, (voormalig) projectmanager Belastingdienst

 

Categorieën: Uncategorized | Tags: , | Een reactie plaatsen

Projectmanager en opdrachtgever: afstemming bij start samenwerking

Voor een projectmanager is het van groot belang een goede relatie te hebben met de opdrachtgever. Vanzelfsprekend ook met de andere stakeholders en de projectleden, maar primair met de opdrachtgever.

Bij aanvang van een project is het dan ook nodig als projectmanager een aantal zaken met de opdrachtgever af te stemmen, zodat beide partijen weten wat ze van elkaar kunnen verwachten (en wat niet).

  • Detail of grote lijnen: wil de opdrachtgever geïnformeerd worden over hoofdlijnen/mijlpalen of heeft hij/zij behoefte aan een meer gedetailleerd inzicht in het project en dan met name wat betreft planning en voortgang resp. rapportage daarover;
  • Direct betrokken op of afstand: dit sluit aan bij het vorige punt, wil de opdrachtgever direct van allerlei zaken, zoals verstoringen, op de hoogte gebracht worden of stuurt hij meer op afstand en wil hij dus pas geïnformeerd worden als je als projectmanager een verstoring hebt kunnen analyseren en maatregelen hebt kunnen formuleren waarover de opdrachtgever (evt. samen met de stuurgroep) kan beslissen; 
  • Inhoud of proces: is de opdrachtgever zelf betrokken bij de inhoud of laat hij dit aan anderen over (zo ja, zorg dan dat je weet wie) of stuurt hij meer op het proces (houdt daar dan rekening mee);
  • Behoefte aan bepaalde werkwijzen/aanpak/sjablonen: oftewel kun je als projectmanager je gang op de wijze en met de hulpmiddelen die jouw voorkeur hebben of moet je rekening houden met wensen en voorkeuren van de opdrachtgever op dit gebied; 
  • Beschikbaarheid en bereikbaarheid: maak afspraken over de responsetijd op oproepen en stem af welke communicatiemedia jullie voor welke zaken gebruiken, bijv. e-mail voor informatieve berichten en vragen die geen snelle reactie vereisen; de telefoon voor urgente(re) zaken.

Overspannen-verwachtingen

Uiteraard mag je commitment van de opdrachtgever verwachten, maar het is erg nuttig hier niet zomaar van uit te gaan en dit o.a. met behulp van bovenstaande punten expliciet aan de orde te stellen. Dit is een van de belangrijkste vaardigheden van een projectmanager: zaken expliciteren.

Weten wat je aan elkaar hebt en van elkaar verwacht is van groot belang voor het opbouwen van een relatie waarin sprake is van wederzijds vertrouwen!

Overigens is het natuurlijk altijd slim om als projectmanager over bovenstaande zaken afspraken te maken die aansluiten bij jouw voorkeuren en stijl van werken, zodat je deze optimaal kunt benutten en positieve energie put uit de relatie met je opdrachtgever. Dat komt de succesvolle uitvoering van het project uiteraard ten goede.

Tenslotte: stem als projectmanager altijd persoonlijk met je opdrachtgever af voordat jullie een gezamenlijk overleg zoals de stuurgroep ingaan. Er is niets zo vervelend dan er tijdens een vergadering achter komen dat jullie het niet met elkaar eens zijn.
Categorieën: Uncategorized | Tags: , | Een reactie plaatsen

Breng je project in kaart met een mindmap

Projectinitiatie
Bij de start van een project zijn er veel zaken die je in kaart moet brengen: 
  • wat is precies de opdracht 
  • wat is de business case en context van het project
  • welke concrete resultaten moet het project gaan opleveren (product breakdown),
  • wat valt binnen de scope en wat niet,
  • welke vakgebieden en evt. specifieke personen zijn benodigd bij het project,
  • wie zijn de belanghebbenden, de stakeholders, bij het project,
  • welke randvoorwaarden en beperkingen spelen er (deadlines, technologie, geld/budget, etc.)
  • met welke andere projecten en/of ontwikkelingen is er samenhang,
  • welke risico’s bestaan er en welke maatregelen m.b.t. deze risico ’s kunnen genomen worden,
  • etc.
Een mindmap is een fantastisch hulpmiddel om deze zaken snel en overzichtelijk in kaart te brengen.

Wat is een mindmap
Tony Buzan die algemeen gezien wordt als de geestelijke vader van het fenomeen mindmap geeft de volgende definitie: ‘Een mindmap is een visueel diagram dat gebruikt wordt om informatie vast te leggen en te organiseren op een manier die past bij hoe onze hersenen van nature werken’. 
Het is dus een soort infographic, zoals we die in de moderne media steeds meer zien. Het geeft gedachten, ideeën of feiten rond een centraal thema visueel weer. Daardoor zie je snel samenhang, volgorde, hiërarchie en rode draad, het totaaloverzicht. Uit een tekst (de lineaire manier van vastleggen die we gewend zijn) is dit veel moeilijker te halen.
Mindmapping maakt optimaal gebruik van de beide hersenhelften van een mens (rechts: ratio, logica, tekst, links: creativiteit, samenhang).

Hoe maak je een mindmap 
Een mindmap kun je handmatig maken, maar er zijn tegenwoordig legio applicaties en internetsites/cloudtools waarmee het maken,  aanpassen en met anderen delen van een mindmap veel sneller en gemakkelijker gaat. In andere posts op dit blog zal ik uitgebreid ingaan op mindmapping. Hier al vast een paar links:
  • Hoe te mindmappen;
  • Freeplane (voorheen Freemind) is een gratis desktopprogramma voor het maken van mindmaps, de handleiding er voor staat online, uiteraard in de vorm van een mindmap (ook een mooie toepassing dus: handleiding in mindmapformaat;
  • Mind42 en Mindmeister zijn internettoepassingen (gratis account) die het mogelijk maken met anderen aan dezelfde mindmap te werken;
  • met Bubbl.us kun je zonder account aan de slag (gratis, gebruikt Flash)
  • Mindjet is de leverancier van de meeste bekende zakelijke applicatie Mindmanager (niet gratis, voor Mac en Windows); deze applicatie biedt o.a. integratie met Sharepoint; Mindjet biedt ook (gratis)  online functionaliteit met Mindjet Connect; deze cloud app werkt samen met de iPhone en iPad versie van Mindmanager; met de recente overname van Thinking Space is er nu ook Mindmanager for Android (nog geen connectie met Mindjet Connect, maar wel  Dropbox® ondersteuning).


Mindmap als (input voor) Project Initiatie Document
Alles wat je over je project vastlegt in de initiatiefase is input voor je projectinitiatiedocument (PID). Je kunt natuurlijk ook de mindmap opnemen in je PID in plaats van (lange) teksten die vaak niet gelezen worden.
Hierbij de volgende tip: begin eerst met een totaal mindmap, maar maak daarna seperate mindmaps voor de onderwerpen/hoofdstukken uit je PID. Bijv. een separate mindmap met het resultaat (dan kan dus heel goed een product breakdown zijn, zoals Prince2 die kent), de scope (met expliciete vermelding wat er buiten valt), risico ’s (gerubriceerd naar categorieën) en maatregelen, benodigde disciplines en personen, etc.

Voorbeeld projectinitiatie mindmap
Projectinitiatie_mindmap

 

Dit is een eenvoudige en zeker niet uitputtende mindmap die je kunt gebruiken om een project in kaart te brengen.

Wil je deze mindmap ontvangen in Freeplane formaat, stuur dan een e-mail naar projecthacking.nl@gmail.com.

 

Categorieën: Uncategorized | Tags: , | Een reactie plaatsen

Blog op WordPress.com.