Berichten getagd met: planning

30 manieren om je IT-project te kelderen (artikel op ZDNet)

Op ZDNet las ik dit informatieve artikel dat in ’t kort 30 manieren beschrijft die er voor te zorgen dat je softwareontwikkelingsproject gaat mislukken. Een groot deel er van is naar mijn mening ook van toepassing op andersoortige projecten.

Het moge duidelijke zijn dat je deze ironisch geformuleerde tips dus juist NIET moet teoepassen als je naar een succesvol project streeft (en welke projectmanager doet dat nu niet ;-).

Wat te denken bijvoorbeeld van de tip om (belangrijke) beslissingen in de gang, in de lift of in de herentoiletten te bespreken en nooit op papier te zetten. Of om geen stuurgroep te vormen, omdat dat alleen tijdverlies met zich meebrengt………… Soms wellicht wat open deuren, maar helaas komt het toch nog voor dat zo gewerkt wortd.

Het artikel is geschreven door Christiane Vandepitte (Christiane.Vandepitte at skynet.be), zelfstandig consulent.

Advertenties
Categorieën: Uncategorized | Tags: , | Een reactie plaatsen

Mindjet ‘s apps voor mobiel mindmappen en project-/taakmanagement

Aan de fraaie geïntegreerde mindmapping en project-/taakmanagement tool Mindjet Connect heeft Projecthacking.nl aandacht besteed in een eerdere post (d.d. 25-5-2012). Inmiddels zijn er nieuwe (gratis) versies van de mobiele Mindjet apps verschenen.

Screenshot014

iPhone en iPad apps
Voor de iPhone/iPad gebruikers zijn separate apps beschikbaar voor mindmapping (MIndjet for iPhone) en voor de project-/taakmanagement functionaliteit (Mindjet Action). De funcionaliteit is feitelijk identiek aan die van de overeenkomstige Windows modulen (Vision resp. Action).
Hieronder een voorbeeld van een mindmap op de iPhone (handige mindmap trouwens, van het Prince2 proces, gedownload van één van de sites waar gratis mindmaps te vinden zijn, zoals Biggerplate).

Foto

 MIndjet for iPhone biedt de mogelijkheid te synchroniseren met 

  1. de mindmaps die je met Mindjet Connect in de cloud hebt opgeslagen;
  2. mindmaps die je in je Dropbox hebt opgeslagen (uiteraard moet je dan wel een Dropbox account hebben).

Daarnaast kun je ook mindmapbestanden lokaal op je iPhone/iPad opslaan en kun je m.b.v. filemanagement functionaliteit bestanden tussen de drie opslaglocaties uit te wisselen. Zo nodig wordt een mindmap die je via Dropbox binnenhaalt en die niet met Mindjet Connect maar bijv. met Freemind gemaakt is, automatisch geconverteerd. Erg handig.

Het maken en editten van mindmaps gaat met deze app erg snel en handig. Door je vinger (of stylus) op item te plaatsen verschijnen er pijlen naar alle mogelijke richtingen. Door je vinger langs één van deze pijlen te bewegen en dan los te laten kun een sub-item toe te voegen. Er verschijnt dan een scherm waar je niet alleen de tekst kan toevoegen maar tevens de opmaak kan kiezen (als je niets kiest wordt de standaard toegepast). Zo kun je snel een icon toevoegen, de vorm en kleuren kiezen. DIt werkt snel en fundamenteel anders dan bij de Android app, die echter de keuze uit 3 manieren van werken biedt.

Door dubbel te klikken kun je een item wijzigen. Door eerst dubbel te klikken op een item en daarna je vinger op dit item te plaatsen verschijnt een context menu met kopieer, knip, plak en save functies.
 

Screenshot011

Mindjet Action opent met een dashboard scherm vanwaar je d.m.v. vervolgschermen

  1. nieuwe acties kunt toevoegen;
  2. de aan jou toegewezen acties kunt bekijken (desgewenst ook de afgesloten acties) en commentaar, gewijzigde data en afhankelijkheden kunt toevoegen of wijzigen, er is ook zichtbaar of er files aan een taak gekoppeld zijn en er lijkt zelfs de mogelijkheid te zijn deze files te openen door er op de klikken, op mijn iPhone heeft dat echter geen effect;
  3. je connecties kunt bekijken en desgewenst een taak aan een of meer connecties;
  4. je projecten kunt bekijken, uiteraard kun je vanuit een project dan weer de taken bekijken etc.;
  5. de projectactiviteten (berichten en acties van andere projectleden) kunt bekijken en vanuit een activiteitmelding kun je dan weer meteen doorlinken naar de betreffend actie of taak.

Synchronisatie met de “cloud” project-/taakgegevens gemaakt met Mindjet Connect Action vindt daarbij automatisch plaats, mits natuurlijk een dataverbinding actief is. 

E.e.a. werkt zeer intuïtief en is erg overzichtelijk. 

Al met al vormen iPhone/iPad apps van mindjet dus een welkome aanvulling voor de gebruiker van Mindjet Connect die ook mobiel zijn mindmaps en projecten en/of taken beschikbaar en bewerkbaar wil hebben.

Mindjet for Android: alleen mindmapping
Nadat in een eerste versie uitsluitend synchronisatie met Dropbox mogelijk was, kent nu ook de Android app synchronisatie met de cloud-opslag van Android Connect.
Als je de app start verschijnt in  separate kolommen een overzicht van je bestanden in de cloud resp. lokaal aanwezig op je Android device en/of in je Dropbox.

Mindjet-for-android-screen-shot


Sinds de koppeling met “de cloud” duurt het opstarten van de Android app wel iets langer. De Dropbox synchronisatie moet expliciet aangezet worden. Waar dat kan is even zoeken, maar ‘t staat in de Settings onder “Other/Other provider options”. Hier kun je trouwens ook  bepalen of je je bestanden lokaal op je device wilt opslaan en wat het standaard nmindmap formaat is, desgewenst kun je ook het Freemind formaat gebruiken.

Mits je in de settings niet hebt aangeklikt dat je alleen editable mindmapbestanden wilt zien, geeft het bestandenoverzicht alle typen bestanden weer en kun je bijv. pdf-bestanden ook vanuit dit overzicht openen. Bij Dropbox bestanden met je dan 2x op de naam klikken: de eerste keer wordt het bestand gedownload, daarn moet je nog een keer op de bestandsnaam klikken om het bestand te openen
Filemanagement functionaliteit is aanwezig om bestanden te kopiëren, verpaatsen, etc.
Er zijn meerdere manieren om mindmaps te maken en te wijzigen.

  1. Met behulp van iconen aan een zijkant en aan de onderkant van het scherm: d.m.v. de onderste (schuif)balk met iconen selecteer je een groep van functies, bijv. items maken en editten, tekst- resp. vorm-opmaak wijzigen, knippen/kopiëren/plakken, etc. De iconen voor deze functies verschijnen dan (naar wens) aan de linker- of rechterkant van het scherm.
  2. Als je over een toetsenbord beschikt kun je “keyboard shortcuts” gebruiken.
  3. Daarnaast kun je met vingerbewegingen (gestures) commando ‘s geven: hiertoe verschint een pop-up window onderin het scherm waarin de bewegingen moet maken; door op “help” in dit pop-up venster te klikken krijg je een overzicht van te gebruiken gestures.

 

Primair zie je op het mindmap scherm de volgende iconen afgebeeld:

Mmandroid

  • 2 tandwielen (linksonder) waarmee je de iconen-balken ad 1 kunt laten verschijnen;
  • het swipe-icoon om “gestures” te gebruiken;
  • het “delete item” icoon;
  • het “nieuw sub-item” icoon.

Als je met Android back-toets de mindmap afsluit wordt deze automatisch opgeslagen in de als “default” aangeven map (dus op je device, in de cloud/je MIndjet Account of in je Dropbox).

Mindjet for Android omvat uitsluitend mindmapping functionaliteit. De Action functionaliteit is er (nog) niet. Er is wel een onafhankelijke ontwikkelaar die de (gratis) app TodoToday for Mindjet Connect aanbiedt, die echter uitsluitend taakinformatie toont en helaas niet de mogelijkheid biedt om in te loggen met een Google account (dat gekoppeld is aan Mindjet Connect). Hopelijk komt de voor projectmanagement essentiële functionaliteit van Mindjet Action ook snel voor Android beschikbaar.

 

 

 

 

Categorieën: Uncategorized | Tags: , , , | Een reactie plaatsen

Projecten managen met behulp van Google Agenda

How to Use Google Calendar as a Project Management Tool

Google Agenda is een prima tool voor het beheren van je afspraken maar is ook bruikbaar als eenvoudig maar krachtig hulpmiddel voor het managen van een project. Dit met name dankzij de mogelijkheden om agenda ’s (hoewel ik liever het woord kalender gebruik) te delen met anderen, te doorzoeken en snel een overzicht met toekomstige afspraken te bekijken.

Uiteraard hebben we het dan wel over kleine. relatief kortdurende, overzichtelijke en/of niet-complexe projecten met weinig onderlinge afhankelijkheden. 

Zie hier het artikel van Andrea Vascellari waarin de werkwijze is beschreven op Lifehacker.com.

Links naar projectocumenten 
Ter aanvulling op het artikel nog het volgende.
Uiteraard kun je Google Drive (voorheen Google documenten) gebruiken om projectdocumenten vast te leggen en te delen met andere betrokkenen bij een project.
Maak daarvoor een projectmap aan en geef met “delen” de betrokkenen toegang tot deze map.

Wil je nu in een agenda-item een link naar een document in deze map opnemen, kopiëer dan de URL van dit document (uit de adresbalk van je browser of uit het separate venster dat verschijnt als je de menu-optie “Bestand – Delen” kiest) en plak deze in het veld Beschrijving van het agenda-item.Vanuit het agenda-item kun je de link nu openen door de inhoud van het veld Beschrijving te selecteren (bijv. met Ctrl-A) en vervolgens met de rechtermuisknop op deze tekst te klikken en te kiezen voor “Ga naar ….”.
Categorieën: Uncategorized | Tags: | Een reactie plaatsen

Mindjet Connect combineert mindmapping en project-/taakmanagement in één online tool

Dit is een aangepaste versie van een eerdere post (d.d. 25-5-2012) i.v.m. wijzigingen van de mobiele apps. Zie tevens de aanvullende separate post d.d 27-8-2012.

Mindjet Connect Vision is één van de mooiste gratis mindmapping webapplicaties (zie ook het artikel “Breng je project in kaart met een mindmap“). 

September vorig jaar heeft Mindjet de sociale taakmanager webapplicatie Cohuman overgenomen en voortgezet onder naam Mindjet Connect Action.
Recent heeft Mindjet Action en Vision samengevoegd binnen Mindjet Connect, zodat er nu één platform is voor het inventariseren, visualiseren, plannen, organiseren en in samenwerking uitvoeren van taken/projecten.

Connect-monitor-zoom

De integratie tussen Vision en Action oogt beperkt maar is wel effectief. 

Projecten en taken/producten definiëren m.b.v. Action
De Action applicatie biedt de mogelijkheid projecten te definiëren en de gegevens van betrokken personen vast te leggen. Je kunt zelf e-mailadressen opgeven om personen uit te nodigen Mindjet Connect te gebruiken, maar als je Mindjet Connect toe staat te koppelen met je Google account, kun je ook e-mailadressen importeren uit Gmail. Daarnaast maakt deze koppeling het mogelijk Google documenten (tegenwoordig opgeslagen in Google Drive) te linken aan taken. Dat kan door deze selecteren uit de Google documentenlijst (knop “Add Google Docs”) of d.m.v. drag-and-drop. Dit laatste werkt ook bij Google Docs/Drive makkelijker omdat je Google Drive als een virtuele map met de Windows Verkenner kunt benaderen.
De Action applicatie heeft een heel eigen kolom-geörienteerde interface, waarbij je als invalshoeken Projects, Tasks en Connections (personen) kunt gebruiken. Je kunt lijsten of individuele projecten, taken of personen weergeven. Je kunt zoeken naar taken en personen en alle functies zoals toevoegen van projecten, taken of personen werken zeer intuïtief.

Connect_action_-_google_chrome_2012-05-25_11-45-51

Importeer taken/producten uit Vison mindmap
Taken kun je binnen Action toevoegen en aan personen toewijzen. Het is echter veel eenvoudiger om de taken of op te leveren producten (wat een betere invalshoek is vanuit projectmanagement optiek) eerst d.m.v. een mindmap met de Vision applicatie in kaart te brengen. Basale taakinformatie als start-/einddatum, prioriteit en percentage compleet kun je dan ook al meegeven. Vervolgens kun je geselecteerde taken/producten met de knop “Send to Action” kopiëren naar een project dat je in Action gedefinieerd hebt. De eerder genoemde taakinformatie wordt dan meegenomen, maar helaas niet de evt. resources die je in Vision aan een taak hebt gekoppeld.
Wel handig is dat er bij de gekopieerde items in Vision een hyperlink naar de betreffende taakgegevens in Action wordt vastgelegd.

Mindjet_connect_-_editing_platform_doel_projectplan_v2_20120525

Geen integratie van connections, contacts en users
Jammer dat Mindjet Connect geen eenduidig beheer en gebruik van personen kent. Binnen Action is sprake van “connections” die je aan taken kunt koppelen als verantwoordelijke/uitvoerder of als volger.
Binnen Vision kun je via de “Share”-knop namen en e-mailadressen vastleggen van personen (“users”) met wie je een mindmap wilt delen (allen bekijken of ook wijzigen). Daarnaast kun je als onderdeel van de “Task Info” binnen Vision “resoures” vastleggen in een niet geformatteerd veld.
Dit deel van de integratie tussen de beide applicaties is dus nog wel voor verbetering vatbaar.

Voortgangsbewaking met Action
Onder de kop “Searches” zijn binnen Action een aantal zoekopdrachten voorgedefinieerd die nuttig zijn voor het bewaken van de voortgang van taken/projecten. De benamingen spreken voor zich: “My Tasks”, “Recent Activity”, “Waiting for” en “Due Today”.
Op project-niveau kun je d.m.v. de knop “posts” berichten publiceren, die dan zichtbaar zijn voor het gehele projectteam. Met de knop “calender” krijg je een keurige kalender te zien met daarin de taken die binnenkort gereed moeten zijn. “History” geeft een chronologisch overzicht van alle administratieve acties die binnen Action zijn uitgevoerd (nieuwe taken, statuswijzigingen, koppelingen van documenten, berichten, etc.).

Connect_action_-_report

Een overall report wordt gemaakt d.m.v. een klik op de knop “Report” en kan dan naar alle projectteamleden en evt. andere personen verzonden worden d.m.v. e-mail.
Op taak-niveau kun je aangeven of je dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks via e-mail een reminder wilt ontvangen en voor wie binnen het project de taak zichtbaar is.

Connect_action_-_detail

Export en mobiele toegang
De taken van een project (incl. alle attributen) kunnen d.m.v. een druk op een knop als CSV-bestand geëxporteerd worden (max. 100 per keer). 
Voor de herkenbaarheid kun je per project een foto (bijv. met een logo) uploaden.
Om je snel wegwijs te maken in Action is er een project “Learn to Use Action” beschikbaar waarbinnen een aantal taken zijn benoemd die korte uitleg geven over de functies van Action.

Tenslotte: mobiele apps met synchronisatiemogelijkheden zijn beschikbaar voor zowel de iPhone (MIndjet for iPhone en Mindjet Action) als voor Android (Mindjet for Android). Zie voor een review van deze apps de post d.d. 27-8-2012.

Thumb-up1

Al met al is het vernieuwde Mindjet Connect een fraai ogend, intuïtief te gebruiken en effectief platform voor samenwerking in de cloud, dat Projecthacking.nl van harte aanbeveelt. 

 

Categorieën: Uncategorized | Tags: , , , | Een reactie plaatsen

Visualiseer je (project)activiteiten met online Kanban tools

In een eerder artikel op Projecthacking.nl is aandacht bestand aan Scrumy,  een online tool om Scrum toe te passen. Dit is een plannings-/besturingsraamwerk gericht op het realiseren van softwareproducten op basis van korte cycli of iteraties te. Daarbij is sprake van gedefinieerde werkende tussenproducten. Kanban is een andere “Agile” aanpak die vooral gericht is op het visueel maken van de workflow. Kanban is een Japans woord: “kan,” betekent visueel en “ban, betekent kaart of bord. Het is sterk verbonden met de Lean methodiek, die is ontwikkeld door Toyota.

Scrum en Kanban hebben als procestool veel overeenkomsten en worden dan ook nogal eens over één kam geschoren. Hier vind je een artikel dat ingaat op de keuze tussen Scrum of Kanban. Een presentatie over Kanban in 4 eenvoudige stappen is hier te bekijken.

Simple-personal-kanban-board

Kanbanflow
Lifehacking.nl maakt melding van een een nieuwe gratis online Kanba tool: Kanbanflow. Ook Lifehacking.nl gooit Scrum en Kanban op één hoop: Kabanflow wordt gezien als een tool ter vervanging van een fysiek scrum-board. 
Met Kanbanflow kun je visueel online to-do-lijsten samenstellen voor persoonlijke gebruik en voor projecten/samenwerken met anderen. Het is mogelijk taken aan specifieke personen toe te wijzen. De indeling van het bord kan naar eigen inzicht aangepast worden en er kan gewerkt worden met subtaken.
Kanbanflow ondersteunt de Pomodoro techniek, een methode voor tijdmanagement, ontwikkeld aan het eind van de jaren tachtig door Francesco Cirillo. Deze methode is sterk gerelateerd aan timeboxing.

Kanban2go
Een alternatief tool is Kanban2go. Deze tool kent vele integratie- en synchronisatiemogelijkheden bijv. met Outlook, Twitter en Evernote (wat mij betreft dè cloud-archieftool).
Zoals verwacht mag worden werken de tools zeer intuïtief en uiteraard zijn ze beiden gratis te gebruiken.
Categorieën: Uncategorized | Tags: , , , | Een reactie plaatsen

Scrumy, een eenvoudig online scrum board

Scrum is een ontwikkelmethode/planningsaanpak die vooral gebruikt wordt bij software ontwikkeling en die rekening houdt met veranderingen gedurende het ontwikkelproces.Scrum is een zogenaamde Agile methode.Agile betekent letterlijk: behendig, lenig. In de ICT staat het voor softwareontwikkeling in korte overzichtelijke perioden van vaak niet meer dan een maand, soms zelfs hooguit een week. Deze perioden heten ‘iteraties’ en zijn als het ware kleine projecten op zich zelf.

Agile methoden zijn dus volledig tegengesteld aanop de traditionele Waterval-model gebaseerde planningmethoden, waarin alle ontwikkelingsfasen elkaar opvolgen. Van de in het begin van een project op basis van de requirements opgesteld planningkan daarbij niet meer afgeweken worden. Wijzigingen worden dus als versytoringen gezien en dienen zo veel mogelijk vermeden te worden. 

In praktijk blijkt het echter bijna onmogelijk om requirements bij aanvan van een project compleet en en consistent te krijgen. Verandering tijdens het ontwikkelproces zijn onvermijdelijk en daardoor is het onmogelijk de oorspronkelijke planning te halen zonder extra resources en budget. Scrum houdt dan ook bij voorbaat rekening met veranderingen, door kortcyclisch te werken aan afgeronde onderdelen.

Lees meer over Scrum in deze presentatie.

Scrum board

Bij Scrum wordt gebruik gemaakt van een planning in spreadsheetvorm. De aan personen toebedeelde taken worden d.m.v. gekleurde memobriefjes op een bord of “brown paper” opgehangen. Het bord kent  de kolommen Stories, To do, In progress, (to) Verify en Done. 

Scumy is een eenvoudig scrumboard dat via een webbrowser online te benaderen is. 

Scrumy

De basisversie is gratis en vereist geen registratie. Vul je projectnaam in achter de URL van de Scrumy website en je scrumboard is gemaakt. Iedereen met de link kan er bij.

Toevoegen van user stories, taken en personen is simpel, verplaatsen en wijzigen eveneens. Desgewenst kun je per taak een deadline vermelden. Wil je zelf de kleuren bepalen dat zul je over moeten stappen op de betaalde versie.

Voor simpele projecten of om eens met Scrum te “spelen” is Scrumy een prima tool. Een demo is hier te vinden.

 

 

 

Categorieën: Uncategorized | Tags: , , | Een reactie plaatsen

Fraaie Gantt charts in-the-cloud

Gantt charts worden veel gebruikt om een planning visueel weer te geven. Tom ’s Planner is een cloud applicatie waarmee je snel en eenvoudig fraaie Gantt charts kunt maken.  De app werkt volgens het what-you-see-is-what-you-get principe: je werkt dus direct in de Gantt chart. De layout heeft veel weg van een spreadsheet.

Tomsplanner_gantt-chart

De app werkt het handigst als je gebruik maakt van de rechter muisknop. Er verschijnt dan een contextmenu met alle mogelijke opties.

Tomsplanner_context_menu

Ook door te klikken en te slepen met de muis kun je snel aanvullingen en wijzigingen aanbrengen. Velden/kolommen kunnen naar wens toegevoegd en verplaatst worden.

Details van groepen van taken kunnen simpel verborgen resp. weer zichtbaar gemaakt worden. Uiteraard kan de tijdschaal aangepast worden, van periode van 5 minuten tot maanden. In de tijdbalken kunnen verschillende kleuren en symbolen gebruikt worden. Het resultaat oogt zeer kleurrijk.

Gratis basisversie

Met de gratis basisversie (wel even registreren met je e-mailadres) kun je voor één project een Gantt chart aanmaken. Je kunt deze chart delen met anderen, die hem dan ook kunnen aanvullen en wijzigen.

Printen of exporteren naar een image of MS Project is alleen maar mogelijk met de betaalde versie. Als je een functie wilt gebruiken die niet in de gratis versie beschikbaar is dan verschijnt een pop-up met een account-upgrade mogelijkheid. Pas op dat je niet te snel op de (default) upgrade-knop klikt!

Met de betaalde versie (begint bij $ 9, dus ongeveer € 7 per maand) kun je 20 of meer projecten kwijt en kun je de Gantt charts ook offline opslaan, printen en exporteren naar een image of (met de duurste versie) naar MS project. Bij groepsgebruik hoeft maar één groepslid (bijv. de projectmanager) een betaalde account te hebben, de andere groepsleden kunnen volstaan met een gratis account.

Templates en import 

Handig is de beschikbaarheid van templates bijv. voor een webdesign project. Heb jezelf  een planning gemaakt die je generiek bruikbaar ach,t dan kun je die beschikbaar stellen als template.

Ook bijzonder makkelijk is de import functie uit bijv. Excel (ook bij de gratis versie)

De intuitieve interface van Tom ’s Planner is een genot om mee te werken! Een handleiding of Help-tekst is vrijwel overbodig. Dit korte animatiefilmpje geeft een mooi overzicht van de functionaliteit van deze handige cloud tool.

O ja, zonder specifieke app, maar gewoon  via de browser kun je Tom ’s Planner ook op je iPhone of iPad gebruiken. 

Categorieën: Uncategorized | Tags: , | Een reactie plaatsen

Maak een gratis website of blog op WordPress.com.