Projectmanagementkennis onder handbereik met online en mobiele “Mind Tools”

De site Mind Tools is een interessante informatiebron met praktische kennis over allerhande onderwerpen bruikbaar bij je werk (maar ook privé). Zoals ze het zelf zeggen “Essential Skills for an Excellent Career”. Je vindt er o.a. informatie over leiderschap en teammanagement, problemen oplossen en besluitvorming, stress- en tijdmanagement, maar ook over projectmanagement.

Gratis praktische kennis

Een groot deel van het aanbod is gratis, maar voor ruim de helft van hetgeen Mind Tools biedt moet betaald worden. Het lidmaatschap van de Mind Tools Club biedt je 700+ artikelen en video ‘s over vaardigheden, 60+ trainingspakketten, 80+_ expert reviews , forums, persoonlijke hulp en coaching. Dat kost voor de eerste maand slechts $ 1, daarna $ 19 of $ 29 (dus ongeveer € 16 resp. € 24).
Als je je inschrijft voor de nieuwsbrief krijg je wekelijks een e-mail met (links naar) deels gratis artikelen die prettig geschreven zijn en nuttige en praktische informatie bieden in een compacte vorm.

Hieronder zie je wat de categorie Projectmanagement resp. de subcategorie Project Management Framework te bieden heeft. De grijze onderwerpen zijn alleen toegankelijk voor leden.

Zoals gezegd zijn de artikelen (en video ‘s), to-the-point, bondig en praktisch en zeker voor de wat minder gevorderde projectmanager zeer informatief en leerzaam.

Mind Tools apps
Ruim 100 van de tools uit alle categorieën zijn ook opgenomen in apps voor de iPhone, iPad en Android. Ook de informatie in deze mobiele apps is compact, informatief en prettig leesbaar.
Erg handig is ook de samenvatting over het onderwerp aan het eind van elk artikel.

De apps zijn hier te downloaden.

 

Goed opdrachtgeverschap essentieel voor projectsucces

Het succes van een project werd lange tijd vooral afhankelijk gesteld van de projectmanager. In eerste instantie werd het daarbij belangrijk gevonden dat de projectmanager over de nodige “hard skills” beschikte: kennis van methoden en technieken om te kunnen begroten, plannen, bewaken, rapporteren, etc. Daarna ontstond het besef dat ook “soft skills” onontbeerlijk zijn voor een succesvol project: het eigen gedrag van de projectmanager en het vermogen van de projectmanager om effectief kunnen omgaan met de mensen die bij een project betrokken zijn, hun belangen, wensen, emoties en zorgen. De laatste jaren wordt veel aandacht besteed aan het belang van goed opdrachtgeverschap.

Zonder opdrachtgever geen project

Binnen de context van een project is de projectmanager opdrachtnemer. Hij neemt de verantwoordelijkheid op zich een eenmalig complex van activiteiten te organiseren en besturen dat binnen een bepaalde tijdsperiode en met een vastgestelde hoeveelheid geld een vooraf (in ieder geval op hoofdlijnen) gedefinieerd resultaat zal opleveren dat een gewenst doel zal realiseren. 

Deze definitie verondersteld dat er dus ook een opdrachtgever is: iemand die bepaald wat het gewenste doel resp. resultaat zal zijn, op welk moment dit resultaat beschikbaar zal moeten zijn en die de financiële middelen voor de uitvoering van het project beschikbaar stelt. De opdrachtgever maakt keuzes en neemt besluiten, de projectmanager levert hiervoor input en advies.

Gouden regels voor goed opdrachtgeverschap

Het alleen aanwijzen van een opdrachtgever is echter niet voldoende. Voor een goede invulling van opdrachtgeverschap kunnen de volgende op basis van best practices opgestelde regels toegepast worden.

1. Zorg dat duidelijk is waarom dit project uitgevoerd moet worden.

Maak bij aanvang van het project een heldere business case en toets gedurende het project (waarbij wijzigingen onvermijdelijk zijn)regelmatig of het project resultaat nog aansluit bij deze business case. Actualiseer zo nodig de business case om (onaangename) verrassingen aan het eind van het project te voorkomen.

2. Maak expliciet wat het project concreet gaat opleveren.

Maak een productgerichte planning op en baseer de periodieke voortgangsrapportage op deze planning.

 
3. De opdrachtgever zal het project besturen samen met een stuurgroep.

Kies de juiste stuurgroepleden: zij zijn verantwoordelijkheid voor levering van mensen en/of middelen voor het project resp. het gebruik van het projectresultaat. 

4. Een goede relatie tussen opdrachtgever en projectmanager is van groot belang.

De opdrachtgever dient kritisch te zijn bij de keuze van een projectmanagement en anderzijds dient de projectmanager kritisch te zijn richting opdrachtgever en stuurgroep.

5. Scopewijzigingen moeten expliciet goedgekeurd worden door de de stuurgroep.

Er mag geen twijfel over bestaan dat de stuurgroep onder leiding van de opdrachtgever de richting van het project bepaalt.

Met dank aan Ben de Boer, (voormalig) projectmanager Belastingdienst

 

Projectmanager en opdrachtgever: afstemming bij start samenwerking

Voor een projectmanager is het van groot belang een goede relatie te hebben met de opdrachtgever. Vanzelfsprekend ook met de andere stakeholders en de projectleden, maar primair met de opdrachtgever.

Bij aanvang van een project is het dan ook nodig als projectmanager een aantal zaken met de opdrachtgever af te stemmen, zodat beide partijen weten wat ze van elkaar kunnen verwachten (en wat niet).

• Detail of grote lijnen: wil de opdrachtgever geïnformeerd worden over hoofdlijnen/mijlpalen of heeft hij/zij behoefte aan een meer gedetailleerd inzicht in het project en dan met name wat betreft planning en voortgang resp. rapportage daarover;
• Direct betrokken op of afstand: dit sluit aan bij het vorige punt, wil de opdrachtgever direct van allerlei zaken, zoals verstoringen, op de hoogte gebracht worden of stuurt hij meer op afstand en wil hij dus pas geïnformeerd worden als je als projectmanager een verstoring hebt kunnen analyseren en maatregelen hebt kunnen formuleren waarover de opdrachtgever (evt. samen met de stuurgroep) kan beslissen; 
• Inhoud of proces: is de opdrachtgever zelf betrokken bij de inhoud of laat hij dit aan anderen over (zo ja, zorg dan dat je weet wie) of stuurt hij meer op het proces (houdt daar dan rekening mee);
• Behoefte aan bepaalde werkwijzen/aanpak/sjablonen: oftewel kun je als projectmanager je gang op de wijze en met de hulpmiddelen die jouw voorkeur hebben of moet je rekening houden met wensen en voorkeuren van de opdrachtgever op dit gebied; 
• Beschikbaarheid en bereikbaarheid: maak afspraken over de responsetijd op oproepen en stem af welke communicatiemedia jullie voor welke zaken gebruiken, bijv. e-mail voor informatieve berichten en vragen die geen snelle reactie vereisen; de telefoon voor urgente(re) zaken.

Uiteraard mag je commitment van de opdrachtgever verwachten, maar het is erg nuttig hier niet zomaar van uit te gaan en dit o.a. met behulp van bovenstaande punten expliciet aan de orde te stellen. Dit is een van de belangrijkste vaardigheden van een projectmanager: zaken expliciteren.

Weten wat je aan elkaar hebt en van elkaar verwacht is van groot belang voor het opbouwen van een relatie waarin sprake is van wederzijds vertrouwen!

Overigens is het natuurlijk altijd slim om als projectmanager over bovenstaande zaken afspraken te maken die aansluiten bij jouw voorkeuren en stijl van werken, zodat je deze optimaal kunt benutten en positieve energie put uit de relatie met je opdrachtgever. Dat komt de succesvolle uitvoering van het project uiteraard ten goede.

Tenslotte: stem als projectmanager altijd persoonlijk met je opdrachtgever af voordat jullie een gezamenlijk overleg zoals de stuurgroep ingaan. Er is niets zo vervelend dan er tijdens een vergadering achter komen dat jullie het niet met elkaar eens zijn.