Berichten getagd met: mindmapping

Mindjet ‘s apps voor mobiel mindmappen en project-/taakmanagement

Aan de fraaie geïntegreerde mindmapping en project-/taakmanagement tool Mindjet Connect heeft Projecthacking.nl aandacht besteed in een eerdere post (d.d. 25-5-2012). Inmiddels zijn er nieuwe (gratis) versies van de mobiele Mindjet apps verschenen.

Screenshot014

iPhone en iPad apps
Voor de iPhone/iPad gebruikers zijn separate apps beschikbaar voor mindmapping (MIndjet for iPhone) en voor de project-/taakmanagement functionaliteit (Mindjet Action). De funcionaliteit is feitelijk identiek aan die van de overeenkomstige Windows modulen (Vision resp. Action).
Hieronder een voorbeeld van een mindmap op de iPhone (handige mindmap trouwens, van het Prince2 proces, gedownload van één van de sites waar gratis mindmaps te vinden zijn, zoals Biggerplate).

Foto

 MIndjet for iPhone biedt de mogelijkheid te synchroniseren met 

  1. de mindmaps die je met Mindjet Connect in de cloud hebt opgeslagen;
  2. mindmaps die je in je Dropbox hebt opgeslagen (uiteraard moet je dan wel een Dropbox account hebben).

Daarnaast kun je ook mindmapbestanden lokaal op je iPhone/iPad opslaan en kun je m.b.v. filemanagement functionaliteit bestanden tussen de drie opslaglocaties uit te wisselen. Zo nodig wordt een mindmap die je via Dropbox binnenhaalt en die niet met Mindjet Connect maar bijv. met Freemind gemaakt is, automatisch geconverteerd. Erg handig.

Het maken en editten van mindmaps gaat met deze app erg snel en handig. Door je vinger (of stylus) op item te plaatsen verschijnen er pijlen naar alle mogelijke richtingen. Door je vinger langs één van deze pijlen te bewegen en dan los te laten kun een sub-item toe te voegen. Er verschijnt dan een scherm waar je niet alleen de tekst kan toevoegen maar tevens de opmaak kan kiezen (als je niets kiest wordt de standaard toegepast). Zo kun je snel een icon toevoegen, de vorm en kleuren kiezen. DIt werkt snel en fundamenteel anders dan bij de Android app, die echter de keuze uit 3 manieren van werken biedt.

Door dubbel te klikken kun je een item wijzigen. Door eerst dubbel te klikken op een item en daarna je vinger op dit item te plaatsen verschijnt een context menu met kopieer, knip, plak en save functies.
 

Screenshot011

Mindjet Action opent met een dashboard scherm vanwaar je d.m.v. vervolgschermen

  1. nieuwe acties kunt toevoegen;
  2. de aan jou toegewezen acties kunt bekijken (desgewenst ook de afgesloten acties) en commentaar, gewijzigde data en afhankelijkheden kunt toevoegen of wijzigen, er is ook zichtbaar of er files aan een taak gekoppeld zijn en er lijkt zelfs de mogelijkheid te zijn deze files te openen door er op de klikken, op mijn iPhone heeft dat echter geen effect;
  3. je connecties kunt bekijken en desgewenst een taak aan een of meer connecties;
  4. je projecten kunt bekijken, uiteraard kun je vanuit een project dan weer de taken bekijken etc.;
  5. de projectactiviteten (berichten en acties van andere projectleden) kunt bekijken en vanuit een activiteitmelding kun je dan weer meteen doorlinken naar de betreffend actie of taak.

Synchronisatie met de “cloud” project-/taakgegevens gemaakt met Mindjet Connect Action vindt daarbij automatisch plaats, mits natuurlijk een dataverbinding actief is. 

E.e.a. werkt zeer intuïtief en is erg overzichtelijk. 

Al met al vormen iPhone/iPad apps van mindjet dus een welkome aanvulling voor de gebruiker van Mindjet Connect die ook mobiel zijn mindmaps en projecten en/of taken beschikbaar en bewerkbaar wil hebben.

Mindjet for Android: alleen mindmapping
Nadat in een eerste versie uitsluitend synchronisatie met Dropbox mogelijk was, kent nu ook de Android app synchronisatie met de cloud-opslag van Android Connect.
Als je de app start verschijnt in  separate kolommen een overzicht van je bestanden in de cloud resp. lokaal aanwezig op je Android device en/of in je Dropbox.

Mindjet-for-android-screen-shot


Sinds de koppeling met “de cloud” duurt het opstarten van de Android app wel iets langer. De Dropbox synchronisatie moet expliciet aangezet worden. Waar dat kan is even zoeken, maar ‘t staat in de Settings onder “Other/Other provider options”. Hier kun je trouwens ook  bepalen of je je bestanden lokaal op je device wilt opslaan en wat het standaard nmindmap formaat is, desgewenst kun je ook het Freemind formaat gebruiken.

Mits je in de settings niet hebt aangeklikt dat je alleen editable mindmapbestanden wilt zien, geeft het bestandenoverzicht alle typen bestanden weer en kun je bijv. pdf-bestanden ook vanuit dit overzicht openen. Bij Dropbox bestanden met je dan 2x op de naam klikken: de eerste keer wordt het bestand gedownload, daarn moet je nog een keer op de bestandsnaam klikken om het bestand te openen
Filemanagement functionaliteit is aanwezig om bestanden te kopiëren, verpaatsen, etc.
Er zijn meerdere manieren om mindmaps te maken en te wijzigen.

  1. Met behulp van iconen aan een zijkant en aan de onderkant van het scherm: d.m.v. de onderste (schuif)balk met iconen selecteer je een groep van functies, bijv. items maken en editten, tekst- resp. vorm-opmaak wijzigen, knippen/kopiëren/plakken, etc. De iconen voor deze functies verschijnen dan (naar wens) aan de linker- of rechterkant van het scherm.
  2. Als je over een toetsenbord beschikt kun je “keyboard shortcuts” gebruiken.
  3. Daarnaast kun je met vingerbewegingen (gestures) commando ‘s geven: hiertoe verschint een pop-up window onderin het scherm waarin de bewegingen moet maken; door op “help” in dit pop-up venster te klikken krijg je een overzicht van te gebruiken gestures.

 

Primair zie je op het mindmap scherm de volgende iconen afgebeeld:

Mmandroid

  • 2 tandwielen (linksonder) waarmee je de iconen-balken ad 1 kunt laten verschijnen;
  • het swipe-icoon om “gestures” te gebruiken;
  • het “delete item” icoon;
  • het “nieuw sub-item” icoon.

Als je met Android back-toets de mindmap afsluit wordt deze automatisch opgeslagen in de als “default” aangeven map (dus op je device, in de cloud/je MIndjet Account of in je Dropbox).

Mindjet for Android omvat uitsluitend mindmapping functionaliteit. De Action functionaliteit is er (nog) niet. Er is wel een onafhankelijke ontwikkelaar die de (gratis) app TodoToday for Mindjet Connect aanbiedt, die echter uitsluitend taakinformatie toont en helaas niet de mogelijkheid biedt om in te loggen met een Google account (dat gekoppeld is aan Mindjet Connect). Hopelijk komt de voor projectmanagement essentiële functionaliteit van Mindjet Action ook snel voor Android beschikbaar.

 

 

 

 

Advertenties
Categorieën: Uncategorized | Tags: , , , | Een reactie plaatsen

Mindjet Connect combineert mindmapping en project-/taakmanagement in één online tool

Dit is een aangepaste versie van een eerdere post (d.d. 25-5-2012) i.v.m. wijzigingen van de mobiele apps. Zie tevens de aanvullende separate post d.d 27-8-2012.

Mindjet Connect Vision is één van de mooiste gratis mindmapping webapplicaties (zie ook het artikel “Breng je project in kaart met een mindmap“). 

September vorig jaar heeft Mindjet de sociale taakmanager webapplicatie Cohuman overgenomen en voortgezet onder naam Mindjet Connect Action.
Recent heeft Mindjet Action en Vision samengevoegd binnen Mindjet Connect, zodat er nu één platform is voor het inventariseren, visualiseren, plannen, organiseren en in samenwerking uitvoeren van taken/projecten.

Connect-monitor-zoom

De integratie tussen Vision en Action oogt beperkt maar is wel effectief. 

Projecten en taken/producten definiëren m.b.v. Action
De Action applicatie biedt de mogelijkheid projecten te definiëren en de gegevens van betrokken personen vast te leggen. Je kunt zelf e-mailadressen opgeven om personen uit te nodigen Mindjet Connect te gebruiken, maar als je Mindjet Connect toe staat te koppelen met je Google account, kun je ook e-mailadressen importeren uit Gmail. Daarnaast maakt deze koppeling het mogelijk Google documenten (tegenwoordig opgeslagen in Google Drive) te linken aan taken. Dat kan door deze selecteren uit de Google documentenlijst (knop “Add Google Docs”) of d.m.v. drag-and-drop. Dit laatste werkt ook bij Google Docs/Drive makkelijker omdat je Google Drive als een virtuele map met de Windows Verkenner kunt benaderen.
De Action applicatie heeft een heel eigen kolom-geörienteerde interface, waarbij je als invalshoeken Projects, Tasks en Connections (personen) kunt gebruiken. Je kunt lijsten of individuele projecten, taken of personen weergeven. Je kunt zoeken naar taken en personen en alle functies zoals toevoegen van projecten, taken of personen werken zeer intuïtief.

Connect_action_-_google_chrome_2012-05-25_11-45-51

Importeer taken/producten uit Vison mindmap
Taken kun je binnen Action toevoegen en aan personen toewijzen. Het is echter veel eenvoudiger om de taken of op te leveren producten (wat een betere invalshoek is vanuit projectmanagement optiek) eerst d.m.v. een mindmap met de Vision applicatie in kaart te brengen. Basale taakinformatie als start-/einddatum, prioriteit en percentage compleet kun je dan ook al meegeven. Vervolgens kun je geselecteerde taken/producten met de knop “Send to Action” kopiëren naar een project dat je in Action gedefinieerd hebt. De eerder genoemde taakinformatie wordt dan meegenomen, maar helaas niet de evt. resources die je in Vision aan een taak hebt gekoppeld.
Wel handig is dat er bij de gekopieerde items in Vision een hyperlink naar de betreffende taakgegevens in Action wordt vastgelegd.

Mindjet_connect_-_editing_platform_doel_projectplan_v2_20120525

Geen integratie van connections, contacts en users
Jammer dat Mindjet Connect geen eenduidig beheer en gebruik van personen kent. Binnen Action is sprake van “connections” die je aan taken kunt koppelen als verantwoordelijke/uitvoerder of als volger.
Binnen Vision kun je via de “Share”-knop namen en e-mailadressen vastleggen van personen (“users”) met wie je een mindmap wilt delen (allen bekijken of ook wijzigen). Daarnaast kun je als onderdeel van de “Task Info” binnen Vision “resoures” vastleggen in een niet geformatteerd veld.
Dit deel van de integratie tussen de beide applicaties is dus nog wel voor verbetering vatbaar.

Voortgangsbewaking met Action
Onder de kop “Searches” zijn binnen Action een aantal zoekopdrachten voorgedefinieerd die nuttig zijn voor het bewaken van de voortgang van taken/projecten. De benamingen spreken voor zich: “My Tasks”, “Recent Activity”, “Waiting for” en “Due Today”.
Op project-niveau kun je d.m.v. de knop “posts” berichten publiceren, die dan zichtbaar zijn voor het gehele projectteam. Met de knop “calender” krijg je een keurige kalender te zien met daarin de taken die binnenkort gereed moeten zijn. “History” geeft een chronologisch overzicht van alle administratieve acties die binnen Action zijn uitgevoerd (nieuwe taken, statuswijzigingen, koppelingen van documenten, berichten, etc.).

Connect_action_-_report

Een overall report wordt gemaakt d.m.v. een klik op de knop “Report” en kan dan naar alle projectteamleden en evt. andere personen verzonden worden d.m.v. e-mail.
Op taak-niveau kun je aangeven of je dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks via e-mail een reminder wilt ontvangen en voor wie binnen het project de taak zichtbaar is.

Connect_action_-_detail

Export en mobiele toegang
De taken van een project (incl. alle attributen) kunnen d.m.v. een druk op een knop als CSV-bestand geëxporteerd worden (max. 100 per keer). 
Voor de herkenbaarheid kun je per project een foto (bijv. met een logo) uploaden.
Om je snel wegwijs te maken in Action is er een project “Learn to Use Action” beschikbaar waarbinnen een aantal taken zijn benoemd die korte uitleg geven over de functies van Action.

Tenslotte: mobiele apps met synchronisatiemogelijkheden zijn beschikbaar voor zowel de iPhone (MIndjet for iPhone en Mindjet Action) als voor Android (Mindjet for Android). Zie voor een review van deze apps de post d.d. 27-8-2012.

Thumb-up1

Al met al is het vernieuwde Mindjet Connect een fraai ogend, intuïtief te gebruiken en effectief platform voor samenwerking in de cloud, dat Projecthacking.nl van harte aanbeveelt. 

 

Categorieën: Uncategorized | Tags: , , , | Een reactie plaatsen

Breng je project in kaart met een mindmap

Projectinitiatie
Bij de start van een project zijn er veel zaken die je in kaart moet brengen: 
  • wat is precies de opdracht 
  • wat is de business case en context van het project
  • welke concrete resultaten moet het project gaan opleveren (product breakdown),
  • wat valt binnen de scope en wat niet,
  • welke vakgebieden en evt. specifieke personen zijn benodigd bij het project,
  • wie zijn de belanghebbenden, de stakeholders, bij het project,
  • welke randvoorwaarden en beperkingen spelen er (deadlines, technologie, geld/budget, etc.)
  • met welke andere projecten en/of ontwikkelingen is er samenhang,
  • welke risico’s bestaan er en welke maatregelen m.b.t. deze risico ’s kunnen genomen worden,
  • etc.
Een mindmap is een fantastisch hulpmiddel om deze zaken snel en overzichtelijk in kaart te brengen.

Wat is een mindmap
Tony Buzan die algemeen gezien wordt als de geestelijke vader van het fenomeen mindmap geeft de volgende definitie: ‘Een mindmap is een visueel diagram dat gebruikt wordt om informatie vast te leggen en te organiseren op een manier die past bij hoe onze hersenen van nature werken’. 
Het is dus een soort infographic, zoals we die in de moderne media steeds meer zien. Het geeft gedachten, ideeën of feiten rond een centraal thema visueel weer. Daardoor zie je snel samenhang, volgorde, hiërarchie en rode draad, het totaaloverzicht. Uit een tekst (de lineaire manier van vastleggen die we gewend zijn) is dit veel moeilijker te halen.
Mindmapping maakt optimaal gebruik van de beide hersenhelften van een mens (rechts: ratio, logica, tekst, links: creativiteit, samenhang).

Hoe maak je een mindmap 
Een mindmap kun je handmatig maken, maar er zijn tegenwoordig legio applicaties en internetsites/cloudtools waarmee het maken,  aanpassen en met anderen delen van een mindmap veel sneller en gemakkelijker gaat. In andere posts op dit blog zal ik uitgebreid ingaan op mindmapping. Hier al vast een paar links:
  • Hoe te mindmappen;
  • Freeplane (voorheen Freemind) is een gratis desktopprogramma voor het maken van mindmaps, de handleiding er voor staat online, uiteraard in de vorm van een mindmap (ook een mooie toepassing dus: handleiding in mindmapformaat;
  • Mind42 en Mindmeister zijn internettoepassingen (gratis account) die het mogelijk maken met anderen aan dezelfde mindmap te werken;
  • met Bubbl.us kun je zonder account aan de slag (gratis, gebruikt Flash)
  • Mindjet is de leverancier van de meeste bekende zakelijke applicatie Mindmanager (niet gratis, voor Mac en Windows); deze applicatie biedt o.a. integratie met Sharepoint; Mindjet biedt ook (gratis)  online functionaliteit met Mindjet Connect; deze cloud app werkt samen met de iPhone en iPad versie van Mindmanager; met de recente overname van Thinking Space is er nu ook Mindmanager for Android (nog geen connectie met Mindjet Connect, maar wel  Dropbox® ondersteuning).


Mindmap als (input voor) Project Initiatie Document
Alles wat je over je project vastlegt in de initiatiefase is input voor je projectinitiatiedocument (PID). Je kunt natuurlijk ook de mindmap opnemen in je PID in plaats van (lange) teksten die vaak niet gelezen worden.
Hierbij de volgende tip: begin eerst met een totaal mindmap, maar maak daarna seperate mindmaps voor de onderwerpen/hoofdstukken uit je PID. Bijv. een separate mindmap met het resultaat (dan kan dus heel goed een product breakdown zijn, zoals Prince2 die kent), de scope (met expliciete vermelding wat er buiten valt), risico ’s (gerubriceerd naar categorieën) en maatregelen, benodigde disciplines en personen, etc.

Voorbeeld projectinitiatie mindmap
Projectinitiatie_mindmap

 

Dit is een eenvoudige en zeker niet uitputtende mindmap die je kunt gebruiken om een project in kaart te brengen.

Wil je deze mindmap ontvangen in Freeplane formaat, stuur dan een e-mail naar projecthacking.nl@gmail.com.

 

Categorieën: Uncategorized | Tags: , | Een reactie plaatsen

Blog op WordPress.com.