Voor een projectmanager is het van groot belang een goede relatie te hebben met de opdrachtgever. Vanzelfsprekend ook met de andere stakeholders en de projectleden, maar primair met de opdrachtgever.
Bij aanvang van een project is het dan ook nodig als projectmanager een aantal zaken met de opdrachtgever af te stemmen, zodat beide partijen weten wat ze van elkaar kunnen verwachten (en wat niet).
- Detail of grote lijnen: wil de opdrachtgever geïnformeerd worden over hoofdlijnen/mijlpalen of heeft hij/zij behoefte aan een meer gedetailleerd inzicht in het project en dan met name wat betreft planning en voortgang resp. rapportage daarover;
- Direct betrokken op of afstand: dit sluit aan bij het vorige punt, wil de opdrachtgever direct van allerlei zaken, zoals verstoringen, op de hoogte gebracht worden of stuurt hij meer op afstand en wil hij dus pas geïnformeerd worden als je als projectmanager een verstoring hebt kunnen analyseren en maatregelen hebt kunnen formuleren waarover de opdrachtgever (evt. samen met de stuurgroep) kan beslissen;
- Inhoud of proces: is de opdrachtgever zelf betrokken bij de inhoud of laat hij dit aan anderen over (zo ja, zorg dan dat je weet wie) of stuurt hij meer op het proces (houdt daar dan rekening mee);
- Behoefte aan bepaalde werkwijzen/aanpak/sjablonen: oftewel kun je als projectmanager je gang op de wijze en met de hulpmiddelen die jouw voorkeur hebben of moet je rekening houden met wensen en voorkeuren van de opdrachtgever op dit gebied;
- Beschikbaarheid en bereikbaarheid: maak afspraken over de responsetijd op oproepen en stem af welke communicatiemedia jullie voor welke zaken gebruiken, bijv. e-mail voor informatieve berichten en vragen die geen snelle reactie vereisen; de telefoon voor urgente(re) zaken.
Uiteraard mag je commitment van de opdrachtgever verwachten, maar het is erg nuttig hier niet zomaar van uit te gaan en dit o.a. met behulp van bovenstaande punten expliciet aan de orde te stellen. Dit is een van de belangrijkste vaardigheden van een projectmanager: zaken expliciteren.
Weten wat je aan elkaar hebt en van elkaar verwacht is van groot belang voor het opbouwen van een relatie waarin sprake is van wederzijds vertrouwen!
Overigens is het natuurlijk altijd slim om als projectmanager over bovenstaande zaken afspraken te maken die aansluiten bij jouw voorkeuren en stijl van werken, zodat je deze optimaal kunt benutten en positieve energie put uit de relatie met je opdrachtgever. Dat komt de succesvolle uitvoering van het project uiteraard ten goede.
Tenslotte: stem als projectmanager altijd persoonlijk met je opdrachtgever af voordat jullie een gezamenlijk overleg zoals de stuurgroep ingaan. Er is niets zo vervelend dan er tijdens een vergadering achter komen dat jullie het niet met elkaar eens zijn.
Advertenties
