Projectmanager en opdrachtgever: afstemming bij start samenwerking

Voor een projectmanager is het van groot belang een goede relatie te hebben met de opdrachtgever. Vanzelfsprekend ook met de andere stakeholders en de projectleden, maar primair met de opdrachtgever.

Bij aanvang van een project is het dan ook nodig als projectmanager een aantal zaken met de opdrachtgever af te stemmen, zodat beide partijen weten wat ze van elkaar kunnen verwachten (en wat niet).

• Detail of grote lijnen: wil de opdrachtgever geïnformeerd worden over hoofdlijnen/mijlpalen of heeft hij/zij behoefte aan een meer gedetailleerd inzicht in het project en dan met name wat betreft planning en voortgang resp. rapportage daarover;
• Direct betrokken op of afstand: dit sluit aan bij het vorige punt, wil de opdrachtgever direct van allerlei zaken, zoals verstoringen, op de hoogte gebracht worden of stuurt hij meer op afstand en wil hij dus pas geïnformeerd worden als je als projectmanager een verstoring hebt kunnen analyseren en maatregelen hebt kunnen formuleren waarover de opdrachtgever (evt. samen met de stuurgroep) kan beslissen; 
• Inhoud of proces: is de opdrachtgever zelf betrokken bij de inhoud of laat hij dit aan anderen over (zo ja, zorg dan dat je weet wie) of stuurt hij meer op het proces (houdt daar dan rekening mee);
• Behoefte aan bepaalde werkwijzen/aanpak/sjablonen: oftewel kun je als projectmanager je gang op de wijze en met de hulpmiddelen die jouw voorkeur hebben of moet je rekening houden met wensen en voorkeuren van de opdrachtgever op dit gebied; 
• Beschikbaarheid en bereikbaarheid: maak afspraken over de responsetijd op oproepen en stem af welke communicatiemedia jullie voor welke zaken gebruiken, bijv. e-mail voor informatieve berichten en vragen die geen snelle reactie vereisen; de telefoon voor urgente(re) zaken.

Uiteraard mag je commitment van de opdrachtgever verwachten, maar het is erg nuttig hier niet zomaar van uit te gaan en dit o.a. met behulp van bovenstaande punten expliciet aan de orde te stellen. Dit is een van de belangrijkste vaardigheden van een projectmanager: zaken expliciteren.

Weten wat je aan elkaar hebt en van elkaar verwacht is van groot belang voor het opbouwen van een relatie waarin sprake is van wederzijds vertrouwen!

Overigens is het natuurlijk altijd slim om als projectmanager over bovenstaande zaken afspraken te maken die aansluiten bij jouw voorkeuren en stijl van werken, zodat je deze optimaal kunt benutten en positieve energie put uit de relatie met je opdrachtgever. Dat komt de succesvolle uitvoering van het project uiteraard ten goede.

Tenslotte: stem als projectmanager altijd persoonlijk met je opdrachtgever af voordat jullie een gezamenlijk overleg zoals de stuurgroep ingaan. Er is niets zo vervelend dan er tijdens een vergadering achter komen dat jullie het niet met elkaar eens zijn.

Succesvol brainstormen

Leuk artikel op designshack.net over succesvol brainstormen met verwijzingen naar diverse technologische hulpmiddelen, maar ook het advies om buiten kantoor, in een andere omgeving te brainstormen en er een plezierig gebeuren van te maken.

Met dank aan Elverx/Laurens Verweij

Scrumy, een eenvoudig online scrum board

Scrum is een ontwikkelmethode/planningsaanpak die vooral gebruikt wordt bij software ontwikkeling en die rekening houdt met veranderingen gedurende het ontwikkelproces.Scrum is een zogenaamde Agile methode.Agile betekent letterlijk: behendig, lenig. In de ICT staat het voor softwareontwikkeling in korte overzichtelijke perioden van vaak niet meer dan een maand, soms zelfs hooguit een week. Deze perioden heten ‘iteraties’ en zijn als het ware kleine projecten op zich zelf.

Agile methoden zijn dus volledig tegengesteld aanop de traditionele Waterval-model gebaseerde planningmethoden, waarin alle ontwikkelingsfasen elkaar opvolgen. Van de in het begin van een project op basis van de requirements opgesteld planningkan daarbij niet meer afgeweken worden. Wijzigingen worden dus als versytoringen gezien en dienen zo veel mogelijk vermeden te worden. 

In praktijk blijkt het echter bijna onmogelijk om requirements bij aanvan van een project compleet en en consistent te krijgen. Verandering tijdens het ontwikkelproces zijn onvermijdelijk en daardoor is het onmogelijk de oorspronkelijke planning te halen zonder extra resources en budget. Scrum houdt dan ook bij voorbaat rekening met veranderingen, door kortcyclisch te werken aan afgeronde onderdelen.

Lees meer over Scrum in deze presentatie.

Scrum board

Bij Scrum wordt gebruik gemaakt van een planning in spreadsheetvorm. De aan personen toebedeelde taken worden d.m.v. gekleurde memobriefjes op een bord of “brown paper” opgehangen. Het bord kent  de kolommen Stories, To do, In progress, (to) Verify en Done. 

Scumy is een eenvoudig scrumboard dat via een webbrowser online te benaderen is. 

De basisversie is gratis en vereist geen registratie. Vul je projectnaam in achter de URL van de Scrumy website en je scrumboard is gemaakt. Iedereen met de link kan er bij.

Toevoegen van user stories, taken en personen is simpel, verplaatsen en wijzigen eveneens. Desgewenst kun je per taak een deadline vermelden. Wil je zelf de kleuren bepalen dat zul je over moeten stappen op de betaalde versie.

Voor simpele projecten of om eens met Scrum te “spelen” is Scrumy een prima tool. Een demo is hier te vinden.

 

 

 

Fraaie Gantt charts in-the-cloud

Gantt charts worden veel gebruikt om een planning visueel weer te geven. Tom ’s Planner is een cloud applicatie waarmee je snel en eenvoudig fraaie Gantt charts kunt maken.  De app werkt volgens het what-you-see-is-what-you-get principe: je werkt dus direct in de Gantt chart. De layout heeft veel weg van een spreadsheet.

De app werkt het handigst als je gebruik maakt van de rechter muisknop. Er verschijnt dan een contextmenu met alle mogelijke opties.

Ook door te klikken en te slepen met de muis kun je snel aanvullingen en wijzigingen aanbrengen. Velden/kolommen kunnen naar wens toegevoegd en verplaatst worden.

Details van groepen van taken kunnen simpel verborgen resp. weer zichtbaar gemaakt worden. Uiteraard kan de tijdschaal aangepast worden, van periode van 5 minuten tot maanden. In de tijdbalken kunnen verschillende kleuren en symbolen gebruikt worden. Het resultaat oogt zeer kleurrijk.

Gratis basisversie

Met de gratis basisversie (wel even registreren met je e-mailadres) kun je voor één project een Gantt chart aanmaken. Je kunt deze chart delen met anderen, die hem dan ook kunnen aanvullen en wijzigen.

Printen of exporteren naar een image of MS Project is alleen maar mogelijk met de betaalde versie. Als je een functie wilt gebruiken die niet in de gratis versie beschikbaar is dan verschijnt een pop-up met een account-upgrade mogelijkheid. Pas op dat je niet te snel op de (default) upgrade-knop klikt!

Met de betaalde versie (begint bij $ 9, dus ongeveer € 7 per maand) kun je 20 of meer projecten kwijt en kun je de Gantt charts ook offline opslaan, printen en exporteren naar een image of (met de duurste versie) naar MS project. Bij groepsgebruik hoeft maar één groepslid (bijv. de projectmanager) een betaalde account te hebben, de andere groepsleden kunnen volstaan met een gratis account.

Templates en import 

Handig is de beschikbaarheid van templates bijv. voor een webdesign project. Heb jezelf  een planning gemaakt die je generiek bruikbaar ach,t dan kun je die beschikbaar stellen als template.

Ook bijzonder makkelijk is de import functie uit bijv. Excel (ook bij de gratis versie)

De intuitieve interface van Tom ’s Planner is een genot om mee te werken! Een handleiding of Help-tekst is vrijwel overbodig. Dit korte animatiefilmpje geeft een mooi overzicht van de functionaliteit van deze handige cloud tool.

O ja, zonder specifieke app, maar gewoon  via de browser kun je Tom ’s Planner ook op je iPhone of iPad gebruiken. 

Breng je project in kaart met een mindmap

Projectinitiatie

Bij de start van een project zijn er veel zaken die je in kaart moet brengen: 

• wat is precies de opdracht 
• wat is de business case en context van het project
• welke concrete resultaten moet het project gaan opleveren (product breakdown),
• wat valt binnen de scope en wat niet,
• welke vakgebieden en evt. specifieke personen zijn benodigd bij het project,
• wie zijn de belanghebbenden, de stakeholders, bij het project,
• welke randvoorwaarden en beperkingen spelen er (deadlines, technologie, geld/budget, etc.)
• met welke andere projecten en/of ontwikkelingen is er samenhang,
• welke risico’s bestaan er en welke maatregelen m.b.t. deze risico ’s kunnen genomen worden,
• etc.

Een mindmap is een fantastisch hulpmiddel om deze zaken snel en overzichtelijk in kaart te brengen.

Wat is een mindmap

Tony Buzan die algemeen gezien wordt als de geestelijke vader van het fenomeen mindmap geeft de volgende definitie: ‘Een mindmap is een visueel diagram dat gebruikt wordt om informatie vast te leggen en te organiseren op een manier die past bij hoe onze hersenen van nature werken’. 

Het is dus een soort infographic, zoals we die in de moderne media steeds meer zien. Het geeft gedachten, ideeën of feiten rond een centraal thema visueel weer. Daardoor zie je snel samenhang, volgorde, hiërarchie en rode draad, het totaaloverzicht. Uit een tekst (de lineaire manier van vastleggen die we gewend zijn) is dit veel moeilijker te halen.

Mindmapping maakt optimaal gebruik van de beide hersenhelften van een mens (rechts: ratio, logica, tekst, links: creativiteit, samenhang).

Hoe maak je een mindmap 

Een mindmap kun je handmatig maken, maar er zijn tegenwoordig legio applicaties en internetsites/cloudtools waarmee het maken,  aanpassen en met anderen delen van een mindmap veel sneller en gemakkelijker gaat. In andere posts op dit blog zal ik uitgebreid ingaan op mindmapping. Hier al vast een paar links:

• Hoe te mindmappen;
• Freeplane (voorheen Freemind) is een gratis desktopprogramma voor het maken van mindmaps, de handleiding er voor staat online, uiteraard in de vorm van een mindmap (ook een mooie toepassing dus: handleiding in mindmapformaat;
• Mind42 en Mindmeister zijn internettoepassingen (gratis account) die het mogelijk maken met anderen aan dezelfde mindmap te werken;
• met Bubbl.us kun je zonder account aan de slag (gratis, gebruikt Flash)
• Mindjet is de leverancier van de meeste bekende zakelijke applicatie Mindmanager (niet gratis, voor Mac en Windows); deze applicatie biedt o.a. integratie met Sharepoint; Mindjet biedt ook (gratis)  online functionaliteit met Mindjet Connect; deze cloud app werkt samen met de iPhone en iPad versie van Mindmanager; met de recente overname van Thinking Space is er nu ook Mindmanager for Android (nog geen connectie met Mindjet Connect, maar wel  Dropbox® ondersteuning).

Mindmap als (input voor) Project Initiatie Document

Alles wat je over je project vastlegt in de initiatiefase is input voor je projectinitiatiedocument (PID). Je kunt natuurlijk ook de mindmap opnemen in je PID in plaats van (lange) teksten die vaak niet gelezen worden.

Hierbij de volgende tip: begin eerst met een totaal mindmap, maar maak daarna seperate mindmaps voor de onderwerpen/hoofdstukken uit je PID. Bijv. een separate mindmap met het resultaat (dan kan dus heel goed een product breakdown zijn, zoals Prince2 die kent), de scope (met expliciete vermelding wat er buiten valt), risico ’s (gerubriceerd naar categorieën) en maatregelen, benodigde disciplines en personen, etc.

Voorbeeld projectinitiatie mindmap

 

Dit is een eenvoudige en zeker niet uitputtende mindmap die je kunt gebruiken om een project in kaart te brengen.

Wil je deze mindmap ontvangen in Freeplane formaat, stuur dan een e-mail naar projecthacking.nl@gmail.com.