Goed opdrachtgeverschap essentieel voor projectsucces

Het succes van een project werd lange tijd vooral afhankelijk gesteld van de projectmanager. In eerste instantie werd het daarbij belangrijk gevonden dat de projectmanager over de nodige “hard skills” beschikte: kennis van methoden en technieken om te kunnen begroten, plannen, bewaken, rapporteren, etc. Daarna ontstond het besef dat ook “soft skills” onontbeerlijk zijn voor een succesvol project: het eigen gedrag van de projectmanager en het vermogen van de projectmanager om effectief kunnen omgaan met de mensen die bij een project betrokken zijn, hun belangen, wensen, emoties en zorgen. De laatste jaren wordt veel aandacht besteed aan het belang van goed opdrachtgeverschap.

Contract
Zonder opdrachtgever geen project
Binnen de context van een project is de projectmanager opdrachtnemer. Hij neemt de verantwoordelijkheid op zich een eenmalig complex van activiteiten te organiseren en besturen dat binnen een bepaalde tijdsperiode en met een vastgestelde hoeveelheid geld een vooraf (in ieder geval op hoofdlijnen) gedefinieerd resultaat zal opleveren dat een gewenst doel zal realiseren. 
Deze definitie verondersteld dat er dus ook een opdrachtgever is: iemand die bepaald wat het gewenste doel resp. resultaat zal zijn, op welk moment dit resultaat beschikbaar zal moeten zijn en die de financiële middelen voor de uitvoering van het project beschikbaar stelt. De opdrachtgever maakt keuzes en neemt besluiten, de projectmanager levert hiervoor input en advies.

Gouden regels voor goed opdrachtgeverschap
Het alleen aanwijzen van een opdrachtgever is echter niet voldoende. Voor een goede invulling van opdrachtgeverschap kunnen de volgende op basis van best practices opgestelde regels toegepast worden.

1. Zorg dat duidelijk is waarom dit project uitgevoerd moet worden.
Waarom
Maak bij aanvang van het project een heldere business case en toets gedurende het project (waarbij wijzigingen onvermijdelijk zijn)regelmatig of het project resultaat nog aansluit bij deze business case. Actualiseer zo nodig de business case om (onaangename) verrassingen aan het eind van het project te voorkomen.

2. Maak expliciet wat het project concreet gaat opleveren.
33959312_bce24ecfa0
Maak een productgerichte planning op en baseer de periodieke voortgangsrapportage op deze planning.
 
3. De opdrachtgever zal het project besturen samen met een stuurgroep.
Bemanning
Kies de juiste stuurgroepleden: zij zijn verantwoordelijkheid voor levering van mensen en/of middelen voor het project resp. het gebruik van het projectresultaat. 
4. Een goede relatie tussen opdrachtgever en projectmanager is van groot belang.
Samenwerking
De opdrachtgever dient kritisch te zijn bij de keuze van een projectmanagement en anderzijds dient de projectmanager kritisch te zijn richting opdrachtgever en stuurgroep.
5. Scopewijzigingen moeten expliciet goedgekeurd worden door de de stuurgroep.
Scopecreep
Er mag geen twijfel over bestaan dat de stuurgroep onder leiding van de opdrachtgever de richting van het project bepaalt.

Met dank aan Ben de Boer, (voormalig) projectmanager Belastingdienst

 

Categorieën: Uncategorized | Tags: , | Een reactie plaatsen

Berichtnavigatie

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

Maak een gratis website of blog op WordPress.com.

%d bloggers op de volgende wijze: